1. DESPRE ACEST DOCUMENT

Această notificare de confidențialitate are scopul de a vă familiariza cu regulile pe care le respectăm atunci când colectăm și procesăm datele dvs. personale în cazurile în care vă exprimați interesul de a vă înscrie într-un program de schimburi culturale cu SUA, cum ar fi Summer Work & Travel, Internship sau Camp Exchange, atunci când sunteți solicitant sau participant la oricare dintre programele menționate mai sus sau când sunteți interesat sau ați semnat un acord cu noi pentru completarea şi depunerea declarației fiscale din SUA sau pur si simplu când vizitați site-ul nostru de programe de schimb – www.gotosua.ro.

Aici puteți găsi informații despre datele personale pe care le colectăm; cum și de ce le folosim; cui şi cum le transmitem mai departe; care sunt drepturile pe care le dețineți ca persoană vizată; precum și cum să ne contactați pe noi sau autoritatea de supraveghere a protecției datelor.

2. CARE ESTE PUBLICUL VIZAT AL ACESTUI DOCUMENT?

Această notificare este destinată tuturor persoanelor fizice care au interesul de a achiziționa („Părțile interesate”) și/sau au utilizat sau vor utiliza („Clienți”) unul sau mai multe servicii pe care le oferim:

• Programul de Schimb Cultural în Statele Unite ale Americii: Summer Work and Travel USA, Internship USA, Professional Career Training USA sau Camp Exchange USA;

• Serviciile legate de programul de schimb cultural – aranjamentele de călătorie, cererea de vize SUA, etc .;

• Serviciul de declarație fiscală din SUA – pentru completarea și depunerea formularelor fiscale din SUA.

Anunțul este destinat, de asemenea, vizitatorilor site-urilor noastre www.gtsturism.ro și www.gotosua.ro, indiferent dacă aceștia comandă servicii acolo sau nu, precum și persoanelor fizice ale căror informații le-am primit de la dumneavoastră în calitate de Client cu privire la serviciile enumerate mai sus.

3. CINE SUNTEM?

Suntem GTS International Romania SRL, denumită în continuare ”GTS”, cu sediul în București, Bd. Regina Elisabeta, Nr. 54, Sector 5, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J40/2551/2003, Cod fiscal 15226775 si Colectăm şi procesăm datele dumneavoastră personale în calitate de operator de date în conformitate cu Regulamentul (EC) 2016/679 privind protecția datelor. Deținem și gestionăm site-ul www.gotosua.ro, dedicat programelor de schimb cultural.

Ne puteți contacta la Telefon (021) 3134545, prin poştă în București, Bd. Regina Elisabeta, Nr. 54, Sector 5 sau să trimiteți un e-mail la adresa office@gtsturism.ro

4. CE DATE PERSONALE COLECTĂM ŞI DE CE AVEM NEVOIE DE ACESTEA?

În funcție de serviciul conform articolului 2 al acestui document pe care îl utilizați sau care vă interesează, colectăm și procesăm diferite categorii de date personale de care avem nevoie pentru a vă furniza serviciul și, respectiv, pentru a oferi mai multe informații despre serviciu. În ceea ce privește cerințele care trebuie acoperite pentru a putea oferi unele dintre serviciile noastre descrise la Articolul 2, procesăm și datele personale ale terților pe care ni le dezvăluiți fiind clienții noștri. În plus, colectăm informații personale de la vizitatorii site-urilor noastre web. În toate aceste cazuri, este posibil să procesăm, de asemenea, datele personale colectate pentru a oferi servicii mai bune clienților noștri actuali și potențiali, precum și pentru protejarea drepturilor și intereselor noastre legitime.

4.1. Datele personale pe care le procesăm când participați la programe de schimb cultural.

Colectăm și procesăm diferite categorii de personal, în funcție de situația în care vă manifestați interes sau ați devenit solicitant și/sau participant (și Clientul nostru) într-un program de schimb cultural

Părți interesate

În cazul în care v-ați exprimat interesul pentru un program de schimb cultural, colectăm și procesăm numele, numărul de telefon și adresa de e-mail. Este posibil să colectăm, de asemenea, informații despre destinațiile preferate din SUA. Avem nevoie de aceste date pentru a vă trimite informații despre program, cum ar fi termenii și condițiile de participare, termenii cu privire preț și promoțiile, ofertele de muncă etc. Motivul legal pentru prelucrarea acestor date este consimțământul dvs. pe care îl puteți retrage în orice moment.

Clienți

În momentul încheierii unui acord de pregătire a cererii și a participării la un program de schimb cultural în SUA cu GTS, colectăm următoarele informații personale:

• încheierea unui acord cu noi: în această etapă colectăm numele numărul de telefon mobil, e-mail, data nașterii, identitatea națională, naționalitatea, adresa, forma de studiu, universitatea, profilul și anul de studiu, nivelul cunoașterii limbii engleze, informații cu privire la experiența de lucru, informații despre participarea anterioară la un program de schimb cultural în SUA sau alte vizite în țară. Aceste date sunt necesare pentru a putea încheia în mod corespunzător acordul cu dvs.; pentru realizarea oricărei comunicări privind participarea dvs. la program și serviciile sale de conexe; pentru evaluarea dacă respectați cerințele programului, pentru a vă propune cererea către un sponsor (o organizație autorizată de Departamentul de Stat al SUA pentru implementarea programelor de schimb cultural), precum și pentru eliberarea corectă a documentelor contabile inițiale.

• depunerea cererii către Sponsor al programului: în plus față de informațiile furnizate în etapa descrisă mai sus, în această etapă, colectăm și procesăm informații despre pașapoarte, informații suplimentare referitoare la statutul dvs. de student, informații cu privire la contractul de muncă încheiat cu un angajator din SUA, informații de contact în caz de urgență, informații despre starea dvs. de sănătate etc. Toate aceste date sunt colectate pe baza unei cerințe a Departamentului de Stat al SUA și a organizației care sponsorizează și sunt necesare pentru o evaluare de către Sponsor a cererii de participare la programul pentru eliberarea formularului DS 2019 (care certifică participarea la program și care servește drept bază pentru eliberarea unui tip special de viză pentru Statele Unite), asigurarea medicală pentru SUA etc. Când ne oferiți date cu privire la terți – de exemplu, informații de contact de urgență – este responsabilitatea dvs. să obțineți consimțământul din partea părților terțe pentru a permite accesul la aceste informații; în acest caz, considerăm că ați obținut în prealabil consimțământul valabil al părților terțe că datele lor personale vor fi comunicate către GTS și că acestea vor fi transferate ulterior Sponsorului Programului.

• La aprobarea cererii dvs. de către Sponsor și în ceea ce privește participarea dvs. la program, procesăm informații cum ar fi: numărul dvs. DS 2019; numărul, data eliberării și data de expirare a vizei dvs. din SUA, numărul politicii dvs. de asigurare.

Baza noastră legală de colectare și prelucrare a tuturor categoriilor de date cu caracter personal enumerate mai sus este indispensabilitatea acesteia pentru îndeplinirea obligațiilor noastre în conformitate cu acordul nostru cu dvs. pentru pregătirea aplicației dvs. pentru un program de schimb cultural în SUA. În măsura în care cererea dvs. înaintată Sponsorului pentru un program de schimb cultural necesită transmiterea datelor personale sensibile, vom procesa astfel de date numai după obținerea consimțământului dvs. explicit. Dacă nu primim informațiile menționate mai sus și consimțământul dvs., nu vom putea efectua serviciul în baza contractului nostru cu dvs.

4.2. Servicii conexe programelor de schimb cultural

Când sunteți participant la un program de schimb cultural în SUA, colectăm și procesăm datele personale cu privire la serviciile conexe ale programului:

Documentele necesare pentru obținerea vizei

Când participați la un program de schimb cultural în SUA, o parte din obligațiile noastre în cadrul contractului de pregătire a cererii și participării la program este de a vă ajuta în pregătirea și depunerea documentelor pentru cererea de viză pentru SUA. O cerință a secției consulare adresată Ambasadei SUA în Romania este că participanții la programe de schimb cultural își depun cererile de viză prin compania care pregătește și coordonează participarea lor la program.

Pentru a vă furniza serviciul de vize, în plus față de informațiile descrise în secțiunea 4.1, colectăm, de asemenea, datele personale de care avem nevoie pentru completarea formularului de cerere de viză, și anume informații despre: starea civilă, educația secundară (informații cu privire la liceu), serviciul militar (numai pentru solicitanții de sex masculin), precum și multe alte date personale, inclusiv date personale sensibile, cum ar fi etnia, credințele filosofice, apartenența la organizațiile sindicale; sau date care, fără a fi definite ca fiind sensibile, ar putea dezvălui astfel de detalii. Pentru a procesa aceste categorii de date personale sensibile, vă solicităm consimțământul dvs. explicit. Aveți dreptul să retrageți acest consimțământ în orice moment. Acest lucru nu va afecta legalitatea procesării până acum, dar ne va împiedica să vă furnizăm serviciul pentru viză.

Formularul de cerere de viză solicită datele personale ale părinților, fraților, copiilor și statutului civil. Este responsabilitatea Clientului de a colecta consimțământul de la aceștia pentru a permite accesul nostru şi al Ambasadei SUA la aceste informații; în acest caz, considerăm că ați obținut în prealabil aceste consimțământ valabil pentru acele categorii de persoane că datele lor personale vor fi comunicate către GTS și că acestea vor fi transmise ulterior de noi către Ambasada SUA.

În orice caz, colectăm și procesăm respectivele categorii de date cu caracter personal ca rechizite indispensabile ale formularului de cerere de viză pentru SUA. Este obligatoriu să ne furnizați aceste date pentru a vă oferi serviciul de viză. Dacă nu primim aceste date, nu putem furniza acest serviciu. Motivul legal pentru prelucrarea datelor furnizate este că sunt necesare pentru îndeplinirea de către noi a contractului cu dvs. pentru depunerea cererii și participarea la un program de schimb cultural în SUA, în prevederile privind serviciile de viză pentru SUA.

Rezervarea și emiterea biletelor de avion. În ceea ce privește serviciul de rezervare și eliberare a biletelor de avion, colectăm următoarele date

• Etapa rezervării biletelor: în această etapă, colectăm numele clientului, numărul de telefon mobil și adresa de e-mail. Aceste date, cerute de companiile aeriene și de sistemele de rezervare pe care le folosim, sunt necesare astfel încât să putem efectua o rezervare și să garantăm prețul biletului oferit pentru o perioadă determinată.

• Etapa achiziționării și emiterii biletului de avion: Pe lângă datele colectate în momentul rezervării, în această etapă procesăm și: numărul cardului ISIC și numărul DS 2019 – ambele necesare pentru verificarea dreptului clientului de a beneficia de un tarif special, condiții pentru studenți și participanți la program. În conformitate cu cerințele companiilor aeriene pentru călătoriile în SUA, colectăm și procesăm informații despre: cetățenia, data nașterii, numărul și valabilitatea pașaportului internațional, numărul vizei, eliberarea vizei și data expirării, adresa de cazare la destinația finală a biletului in Statele Unite ale Americii; pentru a emite documentul contabil inițial, procesăm și o adresă fizică și un ID național al clientului. În plus, în cazul în care clientul posedă un Card de Flyer pentru Frecvență (card de fidelitate program) pentru o companie aeriană din bilet, procesăm numărul său în scopul acumulării punctelor și beneficiilor pentru Client.

Preferințe zboruri. Când cumpărați bilete de avion de la noi, este posibil să vă ajutăm să vă exprimați preferințele cu privire la mâncare în timpul zborului (în cazul în care compania aeriană oferă astfel de opțiuni), precum și în solicitarea unui serviciu de „întâlniri și asistență” atunci când veți fi ajutat să ajungeți la şi de la aeronavă. Există o șansă ca masa pe care o alegeți să dezvăluie credințele dvs. religioase și nevoia de asistență – informații despre starea dvs. de sănătate. Deoarece acestea sunt categorii speciale (sensibile) de date cu caracter personal, procesăm astfel de cereri de asistență numai după ce ne dați consimțământul dvs. explicit pentru a vă procesa informațiile despre preferințe prin solicitarea acestora. Aveți dreptul să retrageți acest consimțământ în orice moment. Acest lucru nu va afecta legalitatea procesării până în prezent, dar ne va împiedica să vă ajutăm cu preferințele dvs. de zbor.

Motivul legal al prelucrării datelor furnizate este că sunt necesare pentru îndeplinirea de către noi a acordului cu dvs. pentru solicitarea și participarea la un program de schimburi culturale din Statele Unite ale Americii, în cadrul dispozițiilor privind aranjamentele pentru biletele de avion.

Este obligatoriu să ne furnizați aceste date pentru a vă emite biletul de avion. Dacă nu primim aceste date, nu putem emite biletul de avion dorit sau nu putem aplica condiții tarifare speciale; în plus, nu ne putem respecta obligațiile de a garanta că participanții la program călătoresc în SUA cu bilete de întoarcere pentru datele de călătorie care corespund datelor programului. Toate acestea ar putea duce la obstrucționarea participării dvs. la program

4.4. Datele pe care le procesăm când ne vizitați site-urile

Când vă exprimați interesul sau ați semnat un acord cu noi pentru depunerea și trimiterea declarației fiscale din SUA, vă vom procesa datele personale, după cum urmează:

Părți Interesate

Colectăm și procesăm următoarele date personale de la persoanele interesate să primească informații despre impozitele pe care le datorează autorităților fiscale din SUA sau despre impozitele pe care autoritățile fiscale din SUA le datorează: numele, numărul de telefon mobil și adresa de e-mail, statul american în care participantul a lucrat, veniturile și impozitele reținute în SUA pentru anul fiscal respectiv.

Temeiul legal pentru prelucrarea acestor date este consimțământul părții interesate, care ar putea fi reținut în orice moment.

Clienții serviciului

În scopul încheierii unui contract de depunere a unui formular de declarație fiscală din SUA și consultare în vederea depunerii acestuia, colectăm și procesăm următoarele date personale ale Clientului: numele, numărul de telefon și adresa de e-mail, numărul de identificare național, adresa, numărul cărții de identitate – toate necesare pentru încheierea unui acord cu Clientul și emiterea documentelor contabile inițiale.

În ceea ce privește furnizarea serviciului de returnare fiscală în sine, colectăm și procesăm: numărul și valabilitatea pașaportului internațional al clientului, tipul de viză pentru SUA, organizația de sponsorizare din SUA pentru program, numărul de securitate socială din SUA, angajatorul/angajatorii din SUA pentru anul fiscal respectiv și informații privind contul bancar din SUA – în cazul în care clientul a solicitat rambursarea în contul său bancar personal. De asemenea, colectăm și procesăm copii ale următoarelor documente: cardul de securitate socială, viza, DS 2019, formularul de salarizare și / sau formularul W2 – un formular fiscal din SUA, întocmit de angajatori, care indică venitul total și impozitele reținute.

Motivul legal al prelucrării categoriilor de date enumerate este acela este necesar pentru îndeplinirea de către client a contractului de furnizare a serviciului de Impozitare. Dacă nu primim datele menționate mai sus și consimțământul dvs. explicit pentru a trimite datele dvs. personale către SUA, nu vom putea să ne îndeplinim obligațiile contractuale față de dvs.

4.4. Datele pe care le procesăm când ne vizitați site-urile

Când vizitați site-urile noastre www.gtsturism.ro și www.gotosua.ro, indiferent dacă vă decideți să achiziționați oricare dintre serviciile pe care le furnizăm, este posibil să colectăm datele de utilizare – despre utilizarea dvs. pentru site-urile noastre – prin intermediul aşa-numitelor „cookie-uri”. „Cookie-urile” sunt fișiere text mici care sunt descărcate în calculatorul sau dispozitivul dvs. mobil la prima vizită a unui site web.

Unele „cookie-uri” folosite sunt necesare neconditionat pentru functionarea site-ului nostru (fara ele nu va functiona deloc); altele sunt necesare pentru a ne ajuta să îmbunătățim funcționarea site-ului nostru (colectăm doar informații anonime despre comportamentul utilizatorilor pe site-ul nostru – de exemplu, dacă unele secțiuni sunt mai vizitate decât altele). Categoriile de „cookie-uri” descrise mai sus nu colectează date cu caracter personal.

Alte „cookie-uri” sunt folosite pentru a îmbunătăți experiența utilizatorilor pe site-ul nostru (ei înregistrează preferințele dvs., de exemplu, versiunea lingvistică selectată, locația, dimensiunea fontului). Nu vă urmăresc vizitele pe alte site-uri web.

Ultima categorie de „cookie-uri”, așa-numitele „cookie-uri de publicitate”, colectează informații despre obiceiurile de navigare pe web, inclusiv despre site-urile pe care le vizitați, pentru a vă putea oferi produse pe care presupunem că vă interesează (de ex. difuzarea de bannere cu anunțuri sau alte anunțuri pe Facebook sau pe alte site-uri web pe care le vizitați). Folosim ultimele două categorii de „cookie-uri” pe baza interesului nostru legitim de a stabili preferințele clienților noștri, astfel încât să le oferim produse care corespund cel mai mult nevoilor și dorințelor acestora.

La prima vizită pe site-urile noastre, vi se oferă opțiunea de a permite toate cookie-urilor prin consimțământul explicit sau de a alege în mod activ pe care dintre ele sunteți de acord să le utilizați. Pe lângă „cookie-urile” care sunt necesare necondiționat pentru funcționarea site-ului web, toate celelalte categorii de „cookie-uri” pot fi interzise din meniul de setări „cookie-uri”.

Puteți găsi mai multe informații despre modul de utilizare a ‚cookie-urilor” și despre modul în care funcționează acestea din pagina noastră cu politica de cookie-uri.

Datele pe care le procesăm pentru a oferi clienților noștri servicii mai bune și pentru a ne proteja drepturile și interesele

– Apeluri Telefonice

Consultanții noștri acceptă apeluri telefonice pentru a răspunde la orice solicitare a părților interesate sau a clienților unui serviciu.

Dacă sunteți clientul nostru potențial sau ne sunați pentru prima dată, vă vom înregistra numele, numărul de telefon și întrebările pe care le adresați, astfel încât atunci când sunați din nou, să ne reamintim de ceea ce am vorbit în comunicarea noastră anterioară. Noi prelucrăm aceste date pe baza interesului nostru legitim de a urmări evoluția interesului potențialilor clienți pentru serviciile noastre și de a îmbunătăți ofertele pe baza feedbackului pe care îl primim de la ei.

• Profilul clientului

Dacă sunteți Client al unui serviciu, vom păstra informațiile despre dvs. chiar și după ce vă furnizăm serviciul respectiv- numele dvs., adresa de e-mail, numărul de telefon, istoricul achizițiilor dvs. Folosim aceste date pentru a vă identifica ca pe un client existent al companiei noastre, pentru a urmări înregistrările dvs. cu privire la achiziții și pentru a vă verifica nivelul de satisfacție față de serviciile utilizate, precum și pentru a vă extinde ofertele comerciale care presupunem că ar putea fi de interes pentru dvs. Facem această procesare pe baza interesului nostru legitim de a oferi și de a comercializa produsele noastre unui grup de clienți care deja ne recunosc ca partener de încredere.

Dacă v-ați exprimat interesul pentru un serviciu oferit de noi, este posibil să continuăm prelucrarea datelor dvs. personale pentru o anumită perioadă de timp după ce v-ați exprimat interesul, astfel încât să putem urmări evoluția interesului dvs. față de acest serviciu și / sau pentru a vă oferi servicii conexe care ar putea fi de interes pentru dvs. Facem această prelucrare pe baza interesului nostru legitim de a oferi și de a comercializa produsele noastre persoanelor care au manifestat deja interes pentru serviciile pe care le oferim.

• Protecția împotriva reclamațiilor legale

Este posibil să continuăm să stocăm toate datele personale ale clienților noștri după ce le-am furnizat serviciul, pentru a ne proteja împotriva oricărei reclamații ridicate de Client sau de orice terțe părți (de exemplu organizații sponsorizate) împotriva noastră în ceea ce privește serviciul; și în scopul propriilor noastre reclamații împotriva Clientului sau împotriva terților în ceea ce privește serviciul.

4.6. Date terțe pe care le procesăm în legătură cu serviciile din secțiunile 4.1. și 4.2.

Pentru a furniza serviciile descrise în secțiunile 4.1. și 4.2. este necesar ca datele furnizate cu privire la terți (părinți, frați etc.) să fie dezvăluite de către Clientul nostru și prelucrate ulterior. Datele pe care le procesăm includ trei nume și data nașterii, iar în unele cazuri – informații de contact cum ar fi numărul de telefon, adresa de e-mail etc. Cu toate că avem un interes legitim în prelucrarea acestor date pentru a furniza serviciul special Clientului nostru, atunci când Clientul ne furnizează date ale terților, este responsabilitatea lor de a obține un consimțământ din partea terților că datele sale personale vor fi comunicate către GTS și că acestea vor fi transferat în continuare către organizațiile din SUA. Atunci când astfel de date ne sunt furnizate de un Client, presupunem că Clientul a obținut în prealabil consimțământul valabil al părților terțe, le-a informat că le va dezvălui datele personale și că acestea vor fi transferate în continuare către organizații în Statele Unite, și i-a familiarizat cu politica de confidențialitate actuală a GTS, aflată pe https://www.gotosua.ro/politica-privind-cadrul-general-de-protectie-datelor-cu-caracter-personal-gts-international-romania-srl/.

Orice date cu caracter personal ale terților pe care le procesăm în legătură cu furnizarea serviciului sunt dezvăluite de către Clientul nostru. Nu folosim surse publice pentru colectarea acestor date. Dacă nu obținem aceste date, vom fi împiedicați să furnizăm serviciul Clientului nostru. Părțile terțe, ale căror date le-am primit de la Clientul nostru, au toate drepturile la dispoziția persoanei vizate în conformitate cu articolul 10 al prezentului document.

5. CUM UTILIZĂM DATELE DVS. PERSONALE

Noi folosim datele dvs. personale numai în scopurile specificate în notificarea curentă.

Atunci când documentele financiare emise în conformitate cu legea conțin datele personale ale Clientului, prelucrăm aceste date în scopuri de contabilitate și raportare, pe baza prevederilor legale contabile și/sau fiscale aplicabile.

Deși anumite caracteristici ale datelor pe care ni le dezvăluiți ar putea servi drept indicație pentru informații personale suplimentare (de exemplu, numele dvs. ar putea indica credințele dvs. religioase, adresa dvs. de e-mail ar putea fi o indicație pentru asocierea cu o anumită organizație), nu le monitorizăm aceste specificități și nu efectuăm nicio analiză suplimentară sau altă prelucrare a adreselor de e-mail și a altor date personale pe care le deținem în legătură cu dvs., cu scopul de a profila, de a extrage informații suplimentare despre dvs., de a vă clasifica sau de a lua decizii automate, care ar putea avea consecințe juridice pentru dvs. sau pentru a vă afecta în orice alt mod.

6. CĂTRE CINE TRANSFERĂM DATELE DVS. PERSONALE

În cadrul organizației noastre, următoarele categorii de persoane au acces la date cu caracter personal care sunt colectate în contextul aranjamentului participării la programe de schimb cultural, servicii de viză și servicii de declarații fiscale, precum și orice servicii conexe:

• angajații implicați direct în procesul de organizare a participării dvs. la programele de schimb cultural, serviciul de viză sau serviciul de declarație fiscală au acces la toate categoriile de date colectate de la Client în scopul furnizării serviciului respectiv;

• Angajații care emit bilete de avion au acces numai la informațiile necesare pentru acest serviciu specific;

• Angajații din departamentul contabil au acces la datele personale ale Clientului, precum și la datele personale ale clienților care sunt vizibile în documentele contabile ale serviciului respectiv (dacă este vizibil);

• Administratorii de sistem care întrețin sistemele software pe care le folosim au acces la toate categoriile de date cu caracter personal colectate de la clienți în scopul rezervării sau furnizării serviciului respectiv.

Transmitem date personale următoarelor categorii de destinatari din afara organizației:

• Organizația de sponsorizare din SUA, care, independent sau împreună cu GTS, procesează datele personale ale Clientului. Către organizația de sponsorizare din SUA transmitem datele personale pe care le-am colectat de la Client în scopul participării la programul de schimb cultural;

• Secțiunea consulară a Ambasadei SUA – datele personale pe care le-am colectat de la Client în scopul furnizării serviciului de viză.

• Autoritățile fiscale americane – datele personale pe care le-am colectat de la Client în scopul furnizării serviciului de declarație fiscală din SUA.

• Furnizori de servicii, cum ar fi companiile aeriene sau companiile de asigurări din SUA (când organizația care sponsorizează ne solicită să emitem asigurare) – date personale necesare pentru furnizarea serviciului respectiv.

• Sisteme de rezervare consolidate prin care se fac rezervări sau se achiziționează bilete de avion – date cu caracter personal, colectate de la Client în scopul rezervării și/sau furnizării serviciului respectiv și sunt solicitate de sistemul de rezervare.

• Organizațiile pe care le-am desemnat pentru diverse sarcini în prelucrarea datelor (de exemplu, organizațiile ale căror programe software le folosim pentru a gestiona informațiile despre clienți, pentru a stoca și a trimite buletine de știri e-mail etc.). Acestea sunt organizații care, fără îndoială, acționează numai în conformitate cu cererea GTS și nu utilizează datele personale ale clienților noștri în scopuri personale, nici nu le dezvăluie unor terțe părți.

• Rețele de publicitate, ale căror „cookie-uri de publicitate” le-ați permis atunci când vizitați site-ul nostru (de exemplu, Facebook, Google etc.). Datele personale, care ar putea fi comunicate unor astfel de organizații, sunt doar categoriile de date pe care respectivele „cookie-uri” le colectează. Pentru mai multe informații, consultați Politica cookie și meniul de setări „cookie-uri” pe site-urile noastre.

Toți angajații noștri care lucrează cu date cu caracter personal, inclusiv organizațiile care prelucrează date cu caracter personal în numele nostru, respectă reglementările stricte privind confidențialitatea. Aceștia pot divulga date cu caracter personal unor terțe părți numai dacă le-am dat permisiunea noastră și, dacă acest lucru este necesar pentru noi, pentru a furniza serviciul achiziționat Clientului.

7. PENTRU CE PERIOADĂ DE TIMP STOCĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE?

Stocăm datele personale pe care le colectăm și le procesăm pentru diferite perioade de timp, în funcție de tipurile de servicii, scopurile pentru care colectăm datele, tipurile de date și mijloacele de procesare, după cum urmează:

• Datele colectate de la părțile interesate de programele de schimb cultural: până la 2 ani sau până la retragerea consimțământului (în cazul în care cererea este transmisă înainte de perioada de 2 ani);

• datele personale ale clienților programului de schimb cultural, inclusiv datele furnizate de Client în legătură cu participarea sa la program – până la 5 ani de la finalizarea participării Clientului în program;

• Bilete de avion – în scopul îndeplinirii obligațiilor noastre de emitere a biletelor de avion, aceste date sunt păstrate pentru o perioadă de cel mult 5 ani de la încheierea călătoriei;

• Datele colectate în scopul efectuării vizelor, inclusiv datele furnizate de terți în legătură cu serviciul de viză – până la 2 luni de la depunerea cererii de viză;

• Datele colectate de la părțile interesate de serviciul de declarație fiscală din SUA – până la 6 luni sau până la retragerea consimțământului (în cazul în care cererea este înaintată înainte de perioada de 6 luni);

• datele personale ale serviciului de declarație fiscală din SUA Clienți – până la 5 ani de la depunerea declarației fiscale;

• Datele „cookie” – toate datele personale pe care le colectăm prin utilizarea „cookie-urilor” sunt stocate până la modificarea preferințelor „cookie-urilor” și oprirea (interzicerea) utilizării respectivei categorii de „cookie-uri”.

• Datele din profilurile clientului – datele personale ale clienților pe care le procesăm prin stocarea acestora în baza de date a clienților noștri, inclusiv în scopuri de marketing direct, sunt păstrate pentru o perioadă de 5 ani de la data ultimei achiziții de către acest Client.

• Datele care fac parte din documentele contabile – toate documentele contabile, inclusiv cele care conțin date cu caracter personal, sunt păstrate pentru perioada minimă de păstrare a documentelor contabile specifice, cerute de legislația contabilă și fiscală aplicabilă.

• Datele care fac parte din documente care ar putea face obiectul auditului de către o autoritate competentă de supraveghere autorizată și/sau care au fost utilizate ca probe în litigii civile, administrative sau penale vor fi păstrate până la data respectivă, astfel încât posibilele noastre pretenții sau obligații legate de documentul în cauză să fi atins starea lor de limitare și/sau până la încheierea unei proceduri administrative și/sau declarație juridică.

După expirarea perioadei de stocare, toate datele și documentele care le conțin sunt șterse într-un mod sigur.

8. VĂ VOM TRASFERA DATELE ÎN AFARA UE?

Datorită naturii serviciilor pe care le furnizăm conform Articolului 2, datele personale pe care Clienții noștri le furnizează sunt, prin definiție, destinate să ajungă la destinatari din SUA. Datele părților interesate nu sunt transferate în afara UE.

Atunci când vă transferăm datele în SUA, încheiem un acord cu entitatea care primește datele dvs., în conformitate cu cerințele legale aplicabile ale UE sau o facem pe baza consimțământului obținut anterior de la dvs. pentru transmiterea acestor date.

Atunci când trimiteți documente pentru emiterea de vize în SUA, vă transmitem datele dvs. personale ambasadei SUA pe baza consimțământului scris explicit în acest sens.

Atunci când trimiteți documente pentru declarația fiscală din SUA, vă transferăm datele personale către autoritățile fiscale din SUA pe baza consimțământului scris explicit în acest sens.

9. CUM VĂ PROTEJĂM DATELE CU CARACTER PERSONAL?

Am depus eforturi mari pentru protejarea clienților noștri, precum și a destinatarilor de buletine informative, de accesul neautorizat sau de modificarea, dezvăluirea sau distrugerea datelor personale în mod neautorizat. În acest scop, implementăm o serie de măsuri tehnice și organizatorice, cum ar fi:

• Utilizăm site-uri securizate, unde colectăm datele dvs. personale;

• Examinăm și verificăm regulat practicile noastre privind colectarea, stocarea sau de altfel prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusiv cu privire la măsurile de securitate fizică – vizând prevenirea accesului neautorizat la sisteme pentru sistemele pe care le folosim;

• În cadrul organizației noastre, limităm accesul la datele dvs. personale numai pentru persoanele ale căror funcții de serviciu necesită acces la acestea pentru a îndeplini sarcinile pentru care au fost colectate datele și pentru care vor fi prelucrate în primul rând.

• Utilizăm clauze contractuale de protecție a datelor în toate contractele noastre cu angajații noștri și cu terțele părți pe care le numim pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal;

• Noi delegăm prelucrarea datelor cu caracter personal numai organizațiilor care păstrează cele mai înalte standarde de securitate a informațiilor și datelor, demonstrată de certificările respective și care oferă posibilitatea auditurilor periodice cu privire la conformitate.

10. DREPTURILE DVS. ÎN CALITATE DE PERSOANĂ VIZATĂ

Ca persoană vizată aveți niște drepturi în fața GTS – operatorul de date. Drepturile dvs. și cum le puteți exercita sunt descrise în acest articol.

Puteți să vă exercitați drepturile depunând o cerere scrisă către GTS, semnată de dvs. sau de reprezentantul dvs. autorizat.

Puteți trimite cererea dvs. către responsabilul nostru cu protecția datelor la adresa poștală sau e-mail-ul menționată în art. 3. În cazul în care cererea este depusă electronic, aceasta trebuie semnată cu o semnătură electronică calificată. Vom răspunde la cererea dvs. cât mai curând posibil pentru noi și cu siguranță nu mai târziu de o lună. Rețineți că nu vom răspunde unei solicitări din partea dvs., dacă nu putem verifica dacă cererea a fost înaintată fără îndoială de către dvs. (de exemplu, este imposibil să verificăm o solicitare depusă prin poștă). În astfel de cazuri, este posibil să vă solicităm prezentarea personală a solicitării dvs. într-unul dintre birourile noastre (pentru a vă identifica în mod corespunzător).

În cazul în care furnizăm date către alți administratori de date cu caracter personal conform art. 6 din acest document, vă puteți exercita drepturile în calitate de persoană vizată, enumerate mai jos, înaintea acelorași administratori, adresându-le direct.

10.1 Dreptul de acces la datele dvs. cu caracter persoal

Aveți dreptul să obțineți de la noi o confirmare a faptului dacă datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, dacă este cazul, accesul la datele cu caracter personal și la următoarele informații:

(a) scopul prelucrării;

(b) categoriile de date cu caracter personal vizate;

(c) destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le-au fost sau vor fi dezvăluite datele cu caracter personal, în special destinatari din țări terțe sau organizații internaționale;

(d) dacă este posibil, perioada prevăzută pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă nu este posibil, criteriile utilizate pentru stabilirea acestei perioade;

(e) existența dreptului de a solicita de la noi rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal care se referă la dvs. sau să vă opuneți unei asemenea prelucrări;

(f) dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere;

(g) în cazul în care datele dvs. cu caracter personal nu sunt colectate de la dvs., orice informații disponibile cu privire la sursa acestora;

(h) existența unei decizii automate, inclusiv a profilului, precum și informații suplimentare în cazurile prevăzute de lege.

Vom furniza o copie gratuită a datelor dvs. personale aflate în proces de prelucrare și informațiile enumerate mai sus. Pentru orice alte copii pe care le solicitați, putem percepe o taxă rezonabilă pe baza costurilor administrative.

10.2. Dreptul la rectificare

În cazul în care credeți că datele personale pe care le procesăm sunt inexacte, aveți dreptul să obțineți fără întârziere de la noi rectificarea datelor personale referitoare la dvs. Luând în considerare scopurile prelucrării, aveți dreptul să completați datele personale incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

10.3. Dreptul de a retrage un acord

În cazul în care procesăm datele dvs. pe baza consimțământului dvs., aveți dreptul să vă retrageți acordul în orice moment. După retragerea dvs., vom înceta orice prelucrare a datelor dvs. personale pe baza consimțământului, însă retragerea consimțământului dvs. nu va afecta legalitatea procesării bazate pe consimțământ înainte de retragerea acestuia. Cu toate acestea, s-ar putea continua prelucrarea acelor date cu caracter personal atâta timp cât există o altă bază pentru prelucrare (care diferită de consimțământ) și/sau una dintre excepțiile prevăzute la art. 10.5 sunt prezente (de exemplu, datele dvs. personale sunt necesare pentru a furniza serviciul pe care l-ați solicitat de la noi).

10.4. Dreptul de a obiecta

Aveți dreptul să vă opuneți în orice moment prelucrării datelor dvs. personale, care se bazează pe interesul public sau interesele noastre legitime, în cazul în care considerați că o astfel de prelucrare în cazul dumneavoastră este incompatibilă cu protecția intereselor dumneavoastră și a drepturilor și libertăților fundamentale. Nu vom mai procesa datele cu caracter personal decât dacă suntem în măsură să demonstrăm motive legitime convingătoare pentru procesare, care depășesc interesele, drepturile și libertățile dvs. sau pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea reclamațiiloe legale.

În cazul în care datele dvs. personale sunt prelucrate în scopuri de marketing direct (de exemplu, prelucrarea datelor cu caracter personal în scopul trimiterii de buletine informative electronice), aveți dreptul să vă opuneți în orice moment prelucrării datelor dvs. personale pentru astfel de comercializări și vom înceta imediat acea prelucrare. Cu excepția obiecției de mai sus, puteți solicita încetarea procesării în scopuri de buletine informative electronice prin dezabonarea de la toate buletinele de informative folosind linkul de dezabonare disponibil în fiecare buletin informativ pe care vi-l trimitem.

10.5. Drept de ștergere

Regula generala. Aveți dreptul de a obține de la noi ștergerea datelor dvs. cu caracter personal fără întârzieri nejustificate și avem obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate atunci când se aplică unul dintre următoarele motive:

• datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în raport cu scopurile pentru care au fost colectate sau de altfel prelucrate;
• ați retras consimțământul pe care se bazează prelucrarea și dacă nu există alt motiv juridic pentru prelucrare;
• v-ați opus prelucrării în conformitate cu articolul 10 (4) și nu există motive legale imperative pentru prelucrare;
• datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
• datele cu caracter personal trebuie să fie șterse pentru a respecta o obligație legală din dreptul Uniunii sau al Statului Membru la care suntem supuși.

Excepții de la regula. Dreptul dvs. de a obține ștergerea nu se aplică și nu suntem obligați să ștergem datele, în măsura în care prelucrarea este necesară:

• pentru exercitarea dreptului la libertatea de exprimare și de informare;
• pentru respectarea unei obligații legale care impune prelucrarea de către legea Uniunii sau Statelor Membre la care suntem supuși sau pentru îndeplinirea unei sarcini îndeplinite în interes public sau în exercitarea autorității publice învestite cu GTS;
• din motive de interes public în domeniul sănătății publice, în conformitate cu articolul 9 (2) literele (h) și (i), precum și cu articolul 9 (3) din Regulamentul General Privind Protecția Datelor;
• în scopuri de arhivare în scopuri de interes public, în scopuri științifice sau istorice de cercetare sau în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89(1) din Regulamentul general privind protecția datelor, deoarece este posibil ca acest drept să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav îndeplinirea obiectivelor acestei prelucrări;
• pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea reclamațiilor legale.

10.6. Dreptul la restricționarea procesării

Aveți dreptul să obțineți de la noi restricții de prelucrare, cu excepția stocării, în cazul în care se aplică una dintre următoarele:

• exactitatea datelor cu caracter personal este contestată de dvs., pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor personale;
• procesarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal și solicitați în schimb restricția de utilizare;
• nu mai avem nevoie de datele personale în scopul prelucrării, dar suntem solicitați de dvs. pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea reclamațiilor legale;
• v-ați opus prelucrării în conformitate cu articolul 10(4), în așteptarea verificării dacă motivele noastre legitime le depășesc ale dvs.

În cazul în care prelucrarea a fost restricționată conform descrierii de mai sus, aceste date cu caracter personal, cu excepția depozitării, sunt prelucrate numai cu consimțământul dvs. sau pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor reclamații legale sau pentru protecția drepturilor altei persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important al Uniunii sau al unui Stat Membru.

10.7. Dreptul la transferabilitatea datelor

Aveți dreptul să primiți datele personale referitoare la dvs., pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit electronic și să aveți dreptul să transmiteți aceste date altui controlor fără să fiți împiedicați de noi, în cazul în care:

• procesarea se bazează pe consimțământul sau pe un contract între dvs. și GTS; și
• prelucrarea se face prin mijloace automate.

În exercitarea dreptului dvs. la portabilitatea datelor, aveți dreptul să vi se transmită datele personale direct de la GTS către un alt controlor, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.

10.8. Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere

În cazul în care considerați că prelucrarea datelor cu caracter personal referitoare la dvs. încalcă legislația aplicabilă, inclusiv, dar fără a se limita la Legea privind Protecția Datelor Generale și Legea privind Protecția Datelor cu Caracter Personal, aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere, în special în Statul de reședință obișnuită, locul de muncă sau locul în care se presupune încălcarea.

Autoritatea de supraveghere competentă din Romania este Autoritatea Națională pentru Supravegherea si Protecția Datelor cu Caracter Personal.